Cloe: Il software innovativo per la gestione delle timbrature dei dipendenti

CLOe, una soluzione geniale per piccole medie aziende

La gestione delle timbrature dei dipendenti è fondamentale per il successo della tua azienda, ma può essere complessa e costosa. Cloe, il software innovativo per la gestione delle timbrature, ti offre una soluzione semplice e conveniente.

Utilizza lo smartphone come terminale

CLOe su smartphone

Con Cloe puoi utilizzare il tuo smartphone geolocalizzato come terminale per registrare le timbrature, senza dover acquistare e gestire dispositivi hardware costosi. Il software include anche un’app per la comunicazione tra segreteria e dipendenti e molte altre funzionalità utili, come l’esportazione dei dati per la creazione di buste paga.

Migliora la gestione del personale e l’efficienza aziendale

Cloe ti permette di migliorare la gestione del personale e l’efficienza aziendale, oltre a risparmiare tempo e denaro. Con Cloe hai sempre sotto controllo le timbrature dei dipendenti e puoi evitare confusione e errori nei dati.

Prezzo conveniente con canone di abbonamento

Il software è disponibile solo con un canone di abbonamento, rendendolo ancora più conveniente per la tua azienda. Scegli Cloe, la soluzione ideale per la gestione delle timbrature dei dipendenti e vedi i risultati con i tuoi occhi.

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Ripristino orari da estivi a invernali

Frasi sulle novità

Video tutorial:

Dopo aver visto a cosa serve l’orario SUPERFLEX, dal 24 agosto 2021 è possibile ricostruire una configurazione oraria dalla consultazione di timbrature eseguite in un periodo antecedente.

Per esempio, se siamo a settembre e vogliamo ripristinare l’orario invernale di un utente, possiamo ricostruire tale orario ricalcando le timbrature presenti nel nostro archivio in un mese in cui l’orario definito era di tipo invernale. Marzo per esempio.

Andiamo in profilo utente e selezioniamo la configurazione dell’orario SUPERFLEX.

Per costruire un profilo superflex da una serie di timbrature indietro nel tempo premiamo nell’apposito tasto “Copia profilo da altra settimana”.

Apparirà un popup menu con un calendario che chiederà di selezionare la settimana da prendere come esempio:

Una volta selezionata, dando conferma verrà creato un profilo superflex che ricalcherà quello della settimana selezionata.

Ricordate di controllare la correttezza delle informazioni riportate e poi dare la conferma.

Dalla prossima timbratura, l’utente seguirà il nuovo orario assegnato.

Archiviare movimenti in BDT

Ideona

Su grande richiesta, abbiamo trovato un buon compromesso per “eliminare” in BDT i movimenti che sono stati compilati e confermati erroneamente.

Ringraziamo Cinzia Fiori per il suggerimento – ITIS VOLTA – Alessandria

Infatti, molti di voi si vedono costretti a chiamare la nostra assistenza per eliminare dei movimenti errati in BDT.

Ma perchè non si possono eliminare? Partiamo da questo concetto.

Infatti i movimenti della BDT, una volta confermati, non sono eliminabili per correttezza verso gli utenti di CLOe. Potrebbero facilmente sorgere fraintendimenti a causa dei quali l’utente non sarebbe certo che i propri movimenti non possano essere “ritoccati”. Proprio per chiarezza verso tutte e due le parti (utente e amministratore) ancora ad oggi il movimento confermato resta NON cancellabile.

Purtroppo però capita (visto che siamo tutti umani) di inserire un movimento errato e confermarlo. In questo caso cosa possiamo fare?

Da oggi sarà possibile archiviarlo, ovvero toglierlo dalla contabilizzazione dei movimenti e lasciarlo in stato di archiviato. In altre parole significa che il movimento non viene cancellato, ma viene tolto dalla contabilizzazione.

Come procediamo? Tutto molto semplice come al solito.

Passo1: selezioniamo con la matitina il movimento che ci interessa dall’elenco di tutti i movimenti della BDT.

Passo2:

Ora scopriremo un nuovo pulsante di colore ROSSO, segno di pericolo: Archivia movimento.

Al suo click, saremo avvisati di quanto sta per accadere:

Passo3: Dopo aver confermato premendo il tasto OK, il movimento verrà archiviato.

Siamo sicuri che questa funzione porterà gran beneficio agli amministratori, pur mantenendo la massima trasparenza tra amministratore e utente.

Assenze Giustificate

La funzionalità Assenze Giustificate è stata rivista, e per questo appare con una nuova icona.

Questa funzionalità infatti è stata riprogettata durante la collaborazione con uno studio di Buste Paghe, e da quest’ultimo aggiornamento porterà dei benefici anche alle scuole.

Precedentemente infatti, attraverso questa funzione, si andavano a creare dei movimenti che generavano le assenze, che a loro volta comparivano nel cartellino. 
Ora invece, con la nuova funzionalità “Buste Paghe”, riservata esclusivamente alla versione aziendale (e solo per le aziende abilitate al servizio), non possiamo più limitarci all’esclusiva comparsa delle assenze giustificate nella stampa del cartellino, ma abbiamo necessità di tenere traccia per eseguire tutta una serie di calcoli.

Vediamo i vantaggi di questa funzione a livello di CLOe, versione scuole.

In questo esempio inseriamo una assenza giustificata per ferie dal giorno 28/12 al giorno 30/12 per il signor Mario Rossi e per un totale di 3 giorni.

Schermata di inserimento AG

Dopo aver premuto il tasto di conferma, possiamo notare che si sono creati i movimenti che andranno poi a compilare il cartellino, esattamente come succedeva prima.

Schermata gestione movimenti

Quindi dove sono le novità? Eccoci arrivati al punto.

In caso di errore di compilazione ora possiamo eliminare l’intera assenza giustificata attraverso la funzione “Elimina Assenze giustificate”, anzichè eliminare le assenze da “Gestione Movimenti”.

Andiamo quindi in “Elimina Assenze giustificate”:

E cerchiamo l’inserimento appena eseguito.

Con il pulsante “x” sarà possibile eliminare tutti e tre i movimenti creati per il signor Mario Rossi e ripulire di conseguenza il cartellino.

Gestione documenti

Questa funzionalità è stata suggerita da Anna Damasco, Ass.Amm.vo di IC Bassano 2, sotto la guida del DSGA Carmelo Febbe.

Tramite questa funzionalità è ora possibile inserire dei documenti nel vostro cloud e assegnarli ai singoli utenti in modo che essi possano vederli accedendo alla loro area privata.

Può essere utile ad esempio se desideriamo inviare agli utenti i loro cartellini dopo averli elaborati. Ecco come procedere;

Cliccando nel bottone “Gestione documenti” in basso a destra, arriveremo a questa schermata:

Qui apparirà l’elenco dei documenti inseriti nel vostro cloiud. Per aggiungere un documento basterà premere il bottone “aggiungi” attraverso il quale potremo scegliere il file da spedire al cloud. Dopo aver inserito una descrizione e dopo aver scelto il file da inviare, potremo concludere l’operazione premendo il tasto “invia”.

A questo punto saremo reindirizzati alla schermata iniziale, dove apparirà il nostro file tra l’elenco dei file inviati al server.

Premendo ora il bottone con la “lente di ingrandimento”, potremo assegnare il file ai vari utenti:

Tramite il bottone “Aggiungi” infatti potremo scegliere gli utenti da assegnare al file.

Una volta assegnati gli utenti i documenti potranno essere letti/scaricati dall’area privata (e prossimamente dalla APP).

Ecco la schermata dell’area privata:

Premiamo il pulsante “I miei documenti” e successivamente nel link relativo al documenti che vogliamo visionare:

Controllo timbrature doppie

Un importante controllo per evitare le timbrature doppie, soprattutto per chi ha il tipo di timbratura rapida, è stato aggiunto questo mese. Vediamo come funziona:
Rechiamoci in impostazioni generali dalla schermata amministrativa di CLOe.

L’impostazione in causa è “Abilita controllo timbrature”, il penultimo pulsante in basso.
Premendola si accede a queste impostazioni:

Se abilitata, questa funzione impedisce agli utenti di timbrare nei 5 minuti successivi all’ultima timbratura eseguita. In questo modo, soprattutto per chi timbra con la configurazione “rapida” si dovrebbero eliminare gli errori di entrata/uscita di chi per distrazione passa più volte sul lettore di badge.

Autocertificazione COVID19

In questo periodo di emergenza sanitaria, abbiamo integrato, con i suggerimenti del DS Cosimo Basile e la DSGA Donata Zaccardo – IC Dueville (VI), con una nuova funzione che obbliga all’autocertificazione gli utenti al momento in cui timbrano il movimento di Entrata.

Ecco il dettaglio

Dal pannello amministrativo, andando in impostazioni di CLOe troviamo la nuova icona “Autocertificazione COVID-19”.

Questo è il luogo dove possiamo impostare l’attivazione di questa funzione e il testo di autodichiarazione che uscirà al momento della timbratura di entrata. Ecco come appare la schermata:

Il testo ovviamente è deciso da ogni Azienda / Scuola.

Dopo aver premuto il tasto “conferma” succederà questo: ogni utente, al momento della timbratura di entrata, dopo aver passato il proprio badge sul lettore, passerà alla schermata di conferma dell’autodichiarazione, come da figura sotto.

Per proseguire e concludere la timbratura di entrata l’utente dovrà premere il pulsante di conferma, altrimenti la sua timbratura non andrà a buon fine.

Il nuovo terminale

Gelateria “Il Gabbiano” di San Bonifacio ha ufficialmente adottato l’ultima versione del nostro terminale, basato su RaspberryPi versione 4, insieme al nostro sistema di rilevazione CLOe.

Un’alimentazione USB diretta, installata appositamente dai suoi elettricisti al momento della ristrutturazione del locale, è sufficiente per far funzionare il terminale con display e lettore di badge.

Digital Horizon, sensibile ai problemi legati all’impatto ambientale umano, che attualmente sta influenzando il nostro pianeta in maniera visibilmente negativa, ha scelto questa tecnologia per ridurre al minimo i consumi energetici. Infatti, il fatto che tutto il sistema sia alimentato semplicemente da una presa USB, la dice lunga sul consumo di energia elettrica necessario a far funzionare il sistema.

Visto che il tutto occupa pochissimo spazio (il terminale è grande come una carta di credito), Il Gabbiano ha deciso di applicare il sistema alla parete come da foto.

Terminale CLOe in questo caso collegato ad Internet tramite presa LAN e alimentato via USB.
In basso il lettore di badge RFID collegato via USB al terminale.

Ringraziamo Il Gabbiano in qualità di tester del nostro nuovo terminale e per utilizzare un prodotto che rispecchia anche il suo modo di pensare.

Filtro causali BDT per utenti

Alcune causali create dagli Amministratori sono indispensabili per la corretta gestione della BDT, ma non serve che siano viste dagli utenti quando effettuano richieste di utilizzo ferie, deposito straordinario o altro. Mi viene in mente per esempio la causa “deposito ferie anno in corso”. Questa infatti è una operazione fatta dall’amministratore, ma difficilmente ci sarà una richiesta da parte dell’utente con questa causale.

Ora è possibile far vedere agli utenti solo le causali che interessano loro. Andiamo in “gestione causali BDT” sotto impostazioni.

La schermata che appare per prima è l’elenco causali, che ci indica già quale causale è da noi impostata per essere vista e utilizzata dagli utenti e quale no. Inoltre appaiono anche le causali non impostate in questo senso.

Editiamo ora la causale che ci interessa utilizzando la matitina corrispondente sulla destra e troveremo l’impostazione che ci permette di rendere visibile agli utenti o meno questa causale.

Con il bottone “conferma” registriamo infine le nuove impostazioni.

La causale sarà visibile o meno sia nell’area privata degli utenti, sia nell’APP dedicata.

Eliminazione multipla movimenti

Abbiamo sviluppato una funzione per eliminare movimenti multipli nell’area “elenco movimenti”.
Capita di dover eliminare più movimenti che compaiono nel cartellino magari inseriti erroneamente gestendo le ferie o le assenze giustificate.
Ecco come procedere:
in “Gestione Movimenti” ricerchiamo i movimenti da eliminare aiutandoci con il motore di ricerca di CLOe presente in area movimenti;
dal risultato selezioniamo i movimenti da eliminare. E’ possibile anche selezionarli tutti utilizzando la spunta in alto.
Infondo, sotto la selezione c’è il nuovo bottone che ci permette di eliminare in blocco tutti i movimenti selezionati.