Archiviare movimenti in BDT

Ideona

Su grande richiesta, abbiamo trovato un buon compromesso per “eliminare” in BDT i movimenti che sono stati compilati e confermati erroneamente.

Ringraziamo Cinzia Fiori per il suggerimento – ITIS VOLTA – Alessandria

Infatti, molti di voi si vedono costretti a chiamare la nostra assistenza per eliminare dei movimenti errati in BDT.

Ma perchè non si possono eliminare? Partiamo da questo concetto.

Infatti i movimenti della BDT, una volta confermati, non sono eliminabili per correttezza verso gli utenti di CLOe. Potrebbero facilmente sorgere fraintendimenti a causa dei quali l’utente non sarebbe certo che i propri movimenti non possano essere “ritoccati”. Proprio per chiarezza verso tutte e due le parti (utente e amministratore) ancora ad oggi il movimento confermato resta NON cancellabile.

Purtroppo però capita (visto che siamo tutti umani) di inserire un movimento errato e confermarlo. In questo caso cosa possiamo fare?

Da oggi sarà possibile archiviarlo, ovvero toglierlo dalla contabilizzazione dei movimenti e lasciarlo in stato di archiviato. In altre parole significa che il movimento non viene cancellato, ma viene tolto dalla contabilizzazione.

Come procediamo? Tutto molto semplice come al solito.

Passo1: selezioniamo con la matitina il movimento che ci interessa dall’elenco di tutti i movimenti della BDT.

Passo2:

Ora scopriremo un nuovo pulsante di colore ROSSO, segno di pericolo: Archivia movimento.

Al suo click, saremo avvisati di quanto sta per accadere:

Passo3: Dopo aver confermato premendo il tasto OK, il movimento verrà archiviato.

Siamo sicuri che questa funzione porterà gran beneficio agli amministratori, pur mantenendo la massima trasparenza tra amministratore e utente.

Assenze Giustificate

La funzionalità Assenze Giustificate è stata rivista, e per questo appare con una nuova icona.

Questa funzionalità infatti è stata riprogettata durante la collaborazione con uno studio di Buste Paghe, e da quest’ultimo aggiornamento porterà dei benefici anche alle scuole.

Precedentemente infatti, attraverso questa funzione, si andavano a creare dei movimenti che generavano le assenze, che a loro volta comparivano nel cartellino. 
Ora invece, con la nuova funzionalità “Buste Paghe”, riservata esclusivamente alla versione aziendale (e solo per le aziende abilitate al servizio), non possiamo più limitarci all’esclusiva comparsa delle assenze giustificate nella stampa del cartellino, ma abbiamo necessità di tenere traccia per eseguire tutta una serie di calcoli.

Vediamo i vantaggi di questa funzione a livello di CLOe, versione scuole.

In questo esempio inseriamo una assenza giustificata per ferie dal giorno 28/12 al giorno 30/12 per il signor Mario Rossi e per un totale di 3 giorni.

Schermata di inserimento AG

Dopo aver premuto il tasto di conferma, possiamo notare che si sono creati i movimenti che andranno poi a compilare il cartellino, esattamente come succedeva prima.

Schermata gestione movimenti

Quindi dove sono le novità? Eccoci arrivati al punto.

In caso di errore di compilazione ora possiamo eliminare l’intera assenza giustificata attraverso la funzione “Elimina Assenze giustificate”, anzichè eliminare le assenze da “Gestione Movimenti”.

Andiamo quindi in “Elimina Assenze giustificate”:

E cerchiamo l’inserimento appena eseguito.

Con il pulsante “x” sarà possibile eliminare tutti e tre i movimenti creati per il signor Mario Rossi e ripulire di conseguenza il cartellino.

Gestione documenti

Questa funzionalità è stata suggerita da Anna Damasco, Ass.Amm.vo di IC Bassano 2, sotto la guida del DSGA Carmelo Febbe.

Tramite questa funzionalità è ora possibile inserire dei documenti nel vostro cloud e assegnarli ai singoli utenti in modo che essi possano vederli accedendo alla loro area privata.

Può essere utile ad esempio se desideriamo inviare agli utenti i loro cartellini dopo averli elaborati. Ecco come procedere;

Cliccando nel bottone “Gestione documenti” in basso a destra, arriveremo a questa schermata:

Qui apparirà l’elenco dei documenti inseriti nel vostro cloiud. Per aggiungere un documento basterà premere il bottone “aggiungi” attraverso il quale potremo scegliere il file da spedire al cloud. Dopo aver inserito una descrizione e dopo aver scelto il file da inviare, potremo concludere l’operazione premendo il tasto “invia”.

A questo punto saremo reindirizzati alla schermata iniziale, dove apparirà il nostro file tra l’elenco dei file inviati al server.

Premendo ora il bottone con la “lente di ingrandimento”, potremo assegnare il file ai vari utenti:

Tramite il bottone “Aggiungi” infatti potremo scegliere gli utenti da assegnare al file.

Una volta assegnati gli utenti i documenti potranno essere letti/scaricati dall’area privata (e prossimamente dalla APP).

Ecco la schermata dell’area privata:

Premiamo il pulsante “I miei documenti” e successivamente nel link relativo al documenti che vogliamo visionare:

Controllo timbrature doppie

Un importante controllo per evitare le timbrature doppie, soprattutto per chi ha il tipo di timbratura rapida, è stato aggiunto questo mese. Vediamo come funziona:
Rechiamoci in impostazioni generali dalla schermata amministrativa di CLOe.

L’impostazione in causa è “Abilita controllo timbrature”, il penultimo pulsante in basso.
Premendola si accede a queste impostazioni:

Se abilitata, questa funzione impedisce agli utenti di timbrare nei 5 minuti successivi all’ultima timbratura eseguita. In questo modo, soprattutto per chi timbra con la configurazione “rapida” si dovrebbero eliminare gli errori di entrata/uscita di chi per distrazione passa più volte sul lettore di badge.

Autocertificazione COVID19

In questo periodo di emergenza sanitaria, abbiamo integrato, con i suggerimenti del DS Cosimo Basile e la DSGA Donata Zaccardo – IC Dueville (VI), con una nuova funzione che obbliga all’autocertificazione gli utenti al momento in cui timbrano il movimento di Entrata.

Ecco il dettaglio

Dal pannello amministrativo, andando in impostazioni di CLOe troviamo la nuova icona “Autocertificazione COVID-19”.

Questo è il luogo dove possiamo impostare l’attivazione di questa funzione e il testo di autodichiarazione che uscirà al momento della timbratura di entrata. Ecco come appare la schermata:

Il testo ovviamente è deciso da ogni Azienda / Scuola.

Dopo aver premuto il tasto “conferma” succederà questo: ogni utente, al momento della timbratura di entrata, dopo aver passato il proprio badge sul lettore, passerà alla schermata di conferma dell’autodichiarazione, come da figura sotto.

Per proseguire e concludere la timbratura di entrata l’utente dovrà premere il pulsante di conferma, altrimenti la sua timbratura non andrà a buon fine.

Il nuovo terminale

Gelateria “Il Gabbiano” di San Bonifacio ha ufficialmente adottato l’ultima versione del nostro terminale, basato su RaspberryPi versione 4, insieme al nostro sistema di rilevazione CLOe.

Un’alimentazione USB diretta, installata appositamente dai suoi elettricisti al momento della ristrutturazione del locale, è sufficiente per far funzionare il terminale con display e lettore di badge.

Digital Horizon, sensibile ai problemi legati all’impatto ambientale umano, che attualmente sta influenzando il nostro pianeta in maniera visibilmente negativa, ha scelto questa tecnologia per ridurre al minimo i consumi energetici. Infatti, il fatto che tutto il sistema sia alimentato semplicemente da una presa USB, la dice lunga sul consumo di energia elettrica necessario a far funzionare il sistema.

Visto che il tutto occupa pochissimo spazio (il terminale è grande come una carta di credito), Il Gabbiano ha deciso di applicare il sistema alla parete come da foto.

Terminale CLOe in questo caso collegato ad Internet tramite presa LAN e alimentato via USB.
In basso il lettore di badge RFID collegato via USB al terminale.

Ringraziamo Il Gabbiano in qualità di tester del nostro nuovo terminale e per utilizzare un prodotto che rispecchia anche il suo modo di pensare.

Filtro causali BDT per utenti

Alcune causali create dagli Amministratori sono indispensabili per la corretta gestione della BDT, ma non serve che siano viste dagli utenti quando effettuano richieste di utilizzo ferie, deposito straordinario o altro. Mi viene in mente per esempio la causa “deposito ferie anno in corso”. Questa infatti è una operazione fatta dall’amministratore, ma difficilmente ci sarà una richiesta da parte dell’utente con questa causale.

Ora è possibile far vedere agli utenti solo le causali che interessano loro. Andiamo in “gestione causali BDT” sotto impostazioni.

La schermata che appare per prima è l’elenco causali, che ci indica già quale causale è da noi impostata per essere vista e utilizzata dagli utenti e quale no. Inoltre appaiono anche le causali non impostate in questo senso.

Editiamo ora la causale che ci interessa utilizzando la matitina corrispondente sulla destra e troveremo l’impostazione che ci permette di rendere visibile agli utenti o meno questa causale.

Con il bottone “conferma” registriamo infine le nuove impostazioni.

La causale sarà visibile o meno sia nell’area privata degli utenti, sia nell’APP dedicata.

Eliminazione multipla movimenti

Abbiamo sviluppato una funzione per eliminare movimenti multipli nell’area “elenco movimenti”.
Capita di dover eliminare più movimenti che compaiono nel cartellino magari inseriti erroneamente gestendo le ferie o le assenze giustificate.
Ecco come procedere:
in “Gestione Movimenti” ricerchiamo i movimenti da eliminare aiutandoci con il motore di ricerca di CLOe presente in area movimenti;
dal risultato selezioniamo i movimenti da eliminare. E’ possibile anche selezionarli tutti utilizzando la spunta in alto.
Infondo, sotto la selezione c’è il nuovo bottone che ci permette di eliminare in blocco tutti i movimenti selezionati.

Sono nati gli scomparti nella BDT

Ecco una importante novità nel mondo di CLOe, nata ragionando con la collaboratrice Gonzo Sabrina e costata un notevole periodo di sviluppo, ma che porterà a tutta la community di CLOe grossi benefici.

La Banca Del Tempo, considerata depositaria di giorni di ferie oppure di ore di straordinario accumulate durante l’anno di lavoro, ora può eseguire i calcoli in base alle causali inserite in modo separato, come se fosse a scomparti.

In questo modo è possibile per esempio vedere quante ore totali da recuperare un dipendente ha accumulato, ma allo stesso tempo è anche possibile vedere delle 18 ore depositate per permesso orario per motivi personali o di famiglia, quante ne sono state usufruite e quante ne rimangono ancora da utilizzare. Così ovviamente per tutte le causali che creiamo e delle quali vogliamo tenere un conteggio separato.

Vediamo, in attesa del video ancora più esplicativo, come impostare CLOe per ottenere questi conteggi.


Primo passo: collegare tutte le causali di scarico alle relative causali di carico.

Nelle impostazioni generali, dal pannello amministrativo, andiamo in Gestione causali BDT, la seconda icona della seconda riga.

A questo punto sarà necessario editare causale per causale tutte le causali di scarico (con movimento “S”).

Nel nostro esempio scegliamo la causale “PERMESSO BREVE per motivi personali/familiari. Ecco cosa appare dopo aver premuto la matitina, tasto di editing:

Bene. Sempre nel nostro esempio andiamo a collegare la nuova voce “Causale BDT di carico correlata” con il valore “Deposito 18 h permesso orario …” come nella figura seguente.

Dopo aver premuto il tasto di conferma per registrare le modifiche, CLOe saprà che lo scarico delle ore per PERMESSO BREVE per motivi personali/familiari proverrà direttamente dal carico “PERMESSO BREVE per mot….”.

Ora non ci resta che vedere i risultati nel nuovo report che analizza questo tipo di dati. Spostiamoci quindi all’interno della BDT nel Conteggio analitico tempi per causale, dopo aver sistemato tutte le causali di scarico:

Ecco un esempio di interrogazione, per l’utente Emilia, dalla data 01 settembre 2019

Se le causali sono state correttamente collegate, troveremo le causali di carico (esempio deposito straordinario autorizzato) con i suoi totali (60h:34mm) con le relative causali di scarico (Recupero compensativo in questo caso) con i totali relativi (35hh:24mm) e la relativa rimanenza (25hh:10mm).

Grazie Sabrina.

Nell’intento di offrire ai nostri clienti un prodotto sempre più completo e specifico in questo campo, vi lasciamo a questa grossa novità insieme ad un caloroso abbraccio e un augurio che l’emergenza di questo periodo si risolva in fretta e nel miglior modo possibile.

La Direzione di Digital Horizon

Assistenza Timbratura Virtuale

Dagli errori che rileviamo alla Digital Horizon, diamo qualche suggerimento per aiutare nella timbratura virtuale, funzionalità che è uscita in questo periodo di emergenza.

Ecco il percorso passo passo.

Dal profilo in anagrafica utenti l’amministratore deve assegnare username e password per l’area di accesso personale. In questo modo l’utente abilitato potrà accedere alla propria area personale (punto 1)

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Di seguito dovrà abilitare la timbratura a distanza attivando l’apposita spunta (punto 2).

Porto l’esempio della mia scuola,A.Fusinato di Schio – DS D.ssa Valente Simonetta – DSGA Dott.ssa Guglielmi Caterina, che ha sperimentato questa nuova funzionalità di timbratura virtuale per prima e che, grazie anche al loro contributo, adesso questa funzione è disponibile per tutti.

Dopo queste impostazioni nella mia scuola abbiamo inviato il link tramite whatsApp al telefonino dei dipendenti ai quali è consentito timbrare da casa. Questo perchè è facile soprattutto sul telefonino digitare il percorso errato del proprio CLOUD. Il link da spedire è: https://cloetime.it/sistema/multi/nomedellascuola/index.php?r=site/privatelogin

Ovviamente al posto del “nomedellascuola” va inserito quello di ogni Istituto che utiilizza CLOe. Nel mio caso:

https://cloetime.it/sistema/multi/fusinato/index.php?r=site/privatelogin

In questo modo, il dipendente per timbrare premerà sul link dal proprio telefonino che lo indirizzerà al CLOUD corretto per la timbratura.

Al dipendente apparirà nell’area personale il nuovo pulsante “Timbra presenza telelavoro”

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Alla prima pressione di questo pulsante il dipendente eseguirà l’ENTRATA. Alla successiva pressione eseguirà l’USCITA.

Nel pannello amministrativo apparirà la notula “Timbratura Virtuale” come da figura:

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Con questo speriamo di avervi aiutato in questo periodo di emergenza.

Lo staff e la direzione

firma